[How to] เขียนอีเมลสมัครงานอย่างไร ให้น่าอ่าน

     ช่วงนี้เห็นคนในวงการ HR โดยเฉพาะบนทวิตเตอร์ ออกมาบ่นบ่อย ๆ ว่าเจอแต่เด็กจบใหม่ที่เขียนอีเมลสมัครงานไม่น่าอ่าน แค่หัวอีเมลที่ส่งมาก็พังแล้ว เลยเขี่ยทิ้งซะ

     ในฐานะที่เคยมีประสบการณ์ฝึกงานในบริษัทที่ทำเกี่ยวกับ Recruitment  (เป็น Content Editor) เราว่าปัญหาก็คือทักษะการสื่อสารที่คนอาจมองข้ามไป แต่เชื่อไหมว่า HR หลายแห่งเลือกที่จะตัดคุณทิ้ง เพราะอีเมลที่ส่งไปมันไม่ทำให้เขารู้สึกประทับใจ แม้คุณจะมีความสามารถมากขนาดไหนก็ตาม ดังนั้นการสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญจริง ๆ นะ ถึงมันจะไม่ได้เป็นตัววัดความเก่งในสายงานที่ทำ แต่การสื่อสารที่ดีสามารถบอกความมีมารยาทและ attitude ของผู้สมัครงานได้ !

    แล้วอีเมลที่น่าอ่านควรเป็นอย่างไร ? ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันเทคนิคการเขียนอีเมลที่ดีโดยเฉพาะอีเมลสมัครฝึกงาน ซึ่งทั้งหมดมาจากประสบการณ์ของเราโดยตรง อาจจะไม่เป๊ะ 100 % แต่บริษัทตอบกลับมา 100% ค่ะ



- ชื่อแอคเคาท์

          หลีกเลี่ยงการใช้อีเมลที่เคยสมัครมาเล่น msn สมัยประถม มาสมัครงาน ชื่อแอคเคาท์ที่ดีและดูเป็นมืออาชีพที่สุดคือการนำชื่อจริงคุณมาใช้ เช่น somchai.p@gmail.com

- ชื่อเรื่องบนอีเมลล์

          หากบนเว็บไซต์บริษัทไม่ได้กำหนดหัวข้ออีเมลที่ใช้ส่ง คุณสามารถทำให้มันเป็นทางการได้โดยการระบุว่าจุดประสงค์ของคุณสำหรับอีเมลฉบับนี้คืออะไร ภายในข้อความสั้น ๆ เช่น

Apply for an internship program (marketing position) หรือ สมัครฝึกงานในตำแหน่ง Web Developer  

- เนื้อความ
          บอกความเป็นตัวตนของคุณว่าคุณคือใคร เรียนที่ไหน ต้องการทำงานตำแหน่งอะไร เพราะอะไรถึงมาสมัครบริษัทนี้ และสามารถทำอะไรได้บ้าง สำหรับภาษาที่เขียน จะไทยหรืออังกฤษก็ได้ แล้วแต่ถนัดเลย แต่ควรเลือกใช้คำให้ถูกต้อง (ส่วนตัวเลือกใช้ภาษาอังกฤษมากกว่า)

และอย่าลืมว่าปลายทางที่คุณจะสื่อสารด้วยคือใคร หากไม่รู้จักชื่อผู้ที่รับผิดชอบ ให้ใส่เป็นชื่อแผนกแทน --ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะอ้างอิงเป็น HR หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล

- ท้ายอีเมล
          กล่าวขอบคุณ ลงท้ายด้วยคำที่แสดงความเคารพอย่างสุภาพ บอกชื่ออีกครั้ง และแนบช่องทางการติดต่อ สิ่งที่ต้องทำในลำดับสุดท้ายคือตรวจทานอีเมลว่าสะกดผิดตรงไหนบ้าง การใช้คะ/ค่ะ หรือ ครับถูกต้องจะได้ใจคนอ่านอีกด้วย (ลองคิดภาพทั้งอีเมลมีแต่ สวัสดีคะ ดิฉันต้องการฝึกงานในตำแหน่งxxxนะค่ะ ขอบคุณมากคะ  เนี่ย อ่านละหงุดหงิดป่ะ เราพิมพ์เองยังรู้สึกรำคาญเลย)

- ข้อแนะนำเพิ่มเติม

1. ตรวจการสะกดคำให้ถี่ถ้วน
2. มีคำทักทายเสมอ เช่น  Dear ..... / เรียน คุณ.....
3. แนะนำตัวเองตามความเป็นจริง 
4. ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่จะสมัคร
5. ไม่ส่ง Forward Mail  หรือ cc ต่อกันหลายบริษัท
6. ไม่เล่าเรื่องส่วนตัวมากเกินไป HR อยากรู้แค่ประวัติคร่าว ๆ เด้อ ไม่ต้องเล่าประวัติชีวิต ขอกระชับแต่น่าสนใจ
7. ไม่ควรเล่าเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ต้องการสมัคร เช่น จะสมัครตำแหน่งโปรแกรมเมอร์ แต่เขียนไปว่าแต่งนิยายอังกฤษเก่ง (การแต่งนิยายไม่เกี่ยวอะไรกับการเป็นโปรแกรมเมอร์เลย สิ่งที่ควรเขียนแทนคือ คุณมีทักษะในการใช้ภาษาอังกฤษที่ดี) 
8. หากแนบเรซูเม่ไปด้วย ควรตั้งชื่อไฟล์เรซูเม่ด้วยชื่อของตนเอง เช่น Somchai_Po_Resume.pdf
9. ใช้ฟอนท์มาตรฐาน  (comic sans นี่ตัดทิ้งไปได้เลย)

ตัวอย่างอีเมลภาษาอังกฤษ

 (ด้านบนนี้ลืมบอกว่าเราแนบเรซูเม่มาด้วย แหะๆ)

ตัวอย่างอีเมลภาษาไทย

(อีเมลนี้เขียนส่งบริษัทที่เป็นสำนักพิมพ์ชื่อดัง การใช้ภาษาไทยก็ค่อนข้างเป๊ะหน่อย)

แถม ! ตัวอย่างจดหมายแนะนำตัว  (Cover Letter)

เป็นจดหมายที่เราเขียนเพื่อสมัครทุนฝึกงานต่างประเทศของหน่วยงานรัฐแห่งหนึ่ง ซึ่งเราผ่านเข้ารอบสัมภาษณ์แล้ว เย้ !
1

 2

(พยายามจัดหน้าให้เส้นย่อหน้ามันเท่ากัน มันดูไม่รกดี)

     หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับทุกคนที่เข้ามาอ่านนะคะ โดยเฉพาะคนที่กำลังมองหาที่ฝึกงาน อย่างที่บอกไปว่าการเขียนอีเมลไม่ได้วัดความสามารถด้านการทำงานหรอก และมันไม่ได้เป็นหลักประกันว่าคุณจะได้งานนั้นจริง ๆ แต่มันวัดว่าคุณสื่อสารได้ดีแค่ไหน และจะเพิ่มโอกาสให้ HR เรียกคุณได้อย่างไร (เพราะทักษะการสื่อสารที่ดีนั้นย่อมจำเป็นต่อทุกคนในองค์กร) ซึ่งในทางกลับกัน การเขียนอีเมลที่ดี ไม่ได้หมายความว่าจะต้องแต่งเรื่องหรือพูดให้ตัวเองดูมีความสามารถล้นหลาม การเขียนอีเมลสมัครงานคือการแนะนำตัวเองในเบื้องต้น หาก HR ประทับใจ เขาก็จะเรียกคุณมาสัมภาษณ์เพื่อประเมินความสามารถในการทำงานจริง ๆ ค่ะ!